Logiciels de caisse : respectez-vous la réglementation ?

Depuis le 1er janvier 2018, les restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, doivent utiliser un logiciel conforme répondant à certaines conditions.
Il s’agit de conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

En juillet 2018, la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a publié, en concertation avec les différents partenaires et professionnels, les commentaires qui précisent la définition du logiciel ou système de caisse et détaillent les contours de l’obligation d’utiliser un logiciel certifié.

Pourquoi instaurer cette obligation de logiciels de caisse certifiés ?

Cette obligation, instaurée dans la loi de finances pour 2016, vise à lutter contre la fraude à la TVA qui représenterait près de 14 milliards d’euros de perte pour l’État (dont 3 milliards en provenance directe des fraudes à la caisse enregistreuse).
En effet, certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent aujourd’hui d’effacer l’historique des transactions et de s’ajuster à la gestion des stocks du commerçant, effaçant ainsi toute trace d’encaissement dans la comptabilité de l’entreprise. Une manière de diminuer son chiffre d’affaires et de contourner la collecte de la TVA.
Depuis le 1er janvier 2018, le logiciel ou système de caisse doit satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, en vue du contrôle de l’administration fiscale.

 

Qui est concerné par cette obligation ?

Tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un système de caisse ( y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne) devront s’équiper d’un appareil certifié sécurisé à compter du 1er janvier 2018, sous peine de devoir verser une amende de 7 500 euros par logiciel de caisse non conforme.

Vous n’êtes pas tenu d’obtenir une certification de votre logiciel de caisse si  :

– vous réalisez uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
– vous réalisez exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
– vous bénéficiez de la franchise en base de TVA ;
– vous bénéficiez du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
– l’intégralité de vos paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.

Un outil, en ligne sur le impot.gouv.fr , vous permet de savoir si vous êtes concerné par la certification des logiciels : cliquez ici 

Quels types d’appareils sont concernés ?

Tous les logiciels et systèmes de caisse utilisés par un assujetti à la TVA à compter du 1er janvier 2018 pour enregistrer les règlements de ses clients particuliers reçus en contrepartie des livraisons de biens et des prestations de services effectuées.

Il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion), mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.
Cette obligation s’applique y compris en cas d’enregistrement sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Concernant les logiciels multi fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Un commerçant détenteur d’une balance comptoir poids prix est-il concerné par cette nouvelle obligation ?

Les balances qui n’ont pas de fonction de mémorisation des opérations d’encaissement n’entrent pas dans le champ d’application de la mesure de certification des logiciels de caisse, alors que les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement sont concernées par cette obligation.

Concrètement, plusieurs types de configuration sont possibles :
– un commerçant dispose d’une balance pour peser la marchandise qu’il vend au poids. Cette balance n’a pas de fonction de mémorisation des opérations relatives aux règlements de ses clients, elle n’a pas à être certifiée.
– une balance, munie d’un dispositif de mémorisation des règlements, dispose donc d’une d’une fonctionnalité de caisse, et doit être certifiée. Il en est de même des balances connectées à un terminal point de vente ou des balances tactiles intégrées ou terminaux point de vente, qui intègrent à la fois une solution de pesage et d’encaissement.
– un commerçant disposant d’une balance dotée de mémorisation, enregistre les encaissements de ses clients dans une caisse enregistreuse non connectée à la balance, seule la caisse doit être certifiée.
– un commerçant qui dispose d’une balance, mais qui note sur un cahier les encaissements de ses clients sans dispositif de caisse, n’entre pas dans le dispositif. Ce commerçant n’a pas, par ailleurs, d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse.

Si le système de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l’objet d’une attestation, le commerçant doit alors s’équiper d’un nouveau matériel conforme à la réglementation.

Plus d’infos dans le Bofip du 4 juillet 2018

Comment savoir si votre logiciel de caisse est conforme à la réglementation ?

La conformité du logiciel de caisse doit être attestée :

– soit par un certificat délivré par un organisme accrédité,
Deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation : l’AFNOR Certification pour le référentiel « NF 525 » et le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) pour le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisse ».

– soit par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur, conforme au modèle fixé par l’administration.
La loi n’impose pas aux éditeurs la délivrance spontanée de l’attestation. Si l’éditeur ne l’adresse pas à l’utilisateur, celui-ci doit la lui réclamer.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de caisse, vous devez vous assurer auprès de l’éditeur qu’il est ou pourra être certifié (qu’il remplit les conditions indiquées dans l’obligation). Si ce n’est pas le cas, vous devrez soit le remplacer, soit demander à l’éditeur de votre logiciel s’il est possible de le mettre à niveau.

Attention, certains éditeurs font payer la mise à niveau du logiciel, il peut être judicieux à cette occasion d’étudier les autres offres proposées sur le marché et de mettre en concurrence votre éditeur de logiciel.

ATTENTION !

En cas de contrôle, si vous n’êtes pas en mesure de fournir un certificat de conformité de votre logiciel de caisse, obtenu auprès de votre éditeur ou distributeur, vous disposerez de 60 jours pour régulariser votre situation. Passé ce délai, vous encourez une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié ainsi qu’un contrôle fiscal.
La représentation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

A SAVOIR :

Depuis le 1er janvier 2018, les agents de l’administration fiscale peuvent intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la TVA, pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat justifiant de la conformité du logiciel de caisse. Cette procédure d’intervention inopinée peut être mise en œuvre plusieurs fois à l’égard du même assujetti.

Est-on obligé d’acquérir un logiciel de caisse ?

Même après le 1er janvier 2018, il sera toujours possible pour le commerçant de tenir l’enregistrement des clients de façon « manuelle » sur un cahier. La nouvelle obligation ne concerne que ceux qui souhaitent utiliser ou continuer à utiliser un logiciel ou système de caisse.
Si l’expert-comptable saisit le détail des écritures, il sera alors soumis à la certification ou attestation de son logiciel, pour la partie « caisse enregistreuse » uniquement.

Où peut-on trouver la liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés ?

La liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés est consultable sur le site internet de chaque organisme accrédité par le COFRAC:

certificats émis par AFNOR-certification via INFOCERT

certificats émis par le LNE (sélectionner « LNE Produit »).


Sera-t-il toujours possible d’utiliser un logiciel de caisse gratuit ?

Il sera difficile de trouver un logiciel de caisse certifié gratuit.
Les logiciels gratuits sont des logiciels libres (open source), dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Il semble donc difficile pour ces logiciels de répondre aux conditions de respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
L’administration poursuit ses réflexions sur la sécurisation des logiciels libres et publiera des commentaires complémentaires à ce sujet.

POUR EN SAVOIR PLUS :

Logiciels de caisse certifiés : l’administration fiscale précise le dispositif
economie.gouv.fr – 10/07/18
Bofip – 04/07/18

Obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés à partir de 2018
service-public.fr – 07/10/17

Foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés
economie.gouv.fr – 28/07/17

Conformité des logiciels ou des systèmes de caisse : se préparer pour 2018
Feuillet Hebdo n°3661 du 06/10/17

Tous les dossiers techniques « Réglementation / Technologie »

Tout savoir sur la loi agriculture et alimentation

Tout savoir sur la loi agriculture et alimentation

la loi pour l’équilibre des relations commerciales dans le secteur agricole

la loi pour l’équilibre des relations commerciales dans le secteur agricole et une alimentation saine et durable a été promulguée le 1er novembre 2018. Quels sont ses objectifs et que contient-elle concrètement ?
Voir ce dossier

Les alcools utilisés dans vos préparations exonérés de droit

Les alcools utilisés dans vos préparations exonérés de droit

Métiers de bouche, vous pouvez être exonérés de taxes sur l'alcool

En tant que professionnels des métiers de bouche, vous pouvez être exonérés de taxes sur celui-ci (droits d’accises et vignette sécurité sociale).
Voir ce dossier

Acrylamide : une nouvelle réglementation

Acrylamide : une nouvelle réglementation

Qu'est ce que l'acrylamide, quelles mesures de réduction mettre en oeuvre?

L’acrylamide dans les aliments représente une préoccupation de santé publique. Le règlement européen 2017/2158 du 20 novembre 2017 est entré en application le 11 avril 2018. Il impose aux exploitants du secteur alimentaire la mise en œuvre de mesures de réduction de la présence d’acrylamide, proportionnées à la taille et à la nature de leur établissement, et définit des valeurs de référence pour vérifier l’efficacité des mesures mises en œuvre.
Voir ce dossier

MAVImplant : un outil gratuit d’aide à la conception des lieux de travail

MAVImplant : un outil gratuit d’aide à la conception des lieux de travail

Pour suivre les évolutions réglementaires, gagner en organisation...

Logiciels de caisse : respectez-vous la réglementation?

Logiciels de caisse : respectez-vous la réglementation?

Obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifiés

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA ont l’obligation d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisés et certifiés.
Voir ce dossier

Conditionnement sous vide ou sous atmosphère modifiée

Conditionnement sous vide ou sous atmosphère modifiée

Le sous vide est un outil précieux pour les professionnels

Le procédé de conservation sous vide est un outil précieux et il constitue une aide indispensable pour les professionnels. Pratique, il nécessite cependant quelques connaissances et un minimum de technique.
Voir ce dossier

congélation/décongélation

congélation/décongélation

La réglementation pour garantir des produits de bonne qualité hygiénique

Du gaspillage alimentaire à tous les étages !

Du gaspillage alimentaire à tous les étages !

Etat des lieux des pertes et gaspillages alimentaires en France

Au total, ce sont 10 millions de tonnes de produits qui sont perdus et gaspillés pour l’alimentation humaine par an en France soit 16 milliards d’euros ! Etat des lieux des pertes et gaspillages alimentaires à chaque étape de la chaîne alimentaire.
Voir ce dossier

Tout savoir sur l’interdiction des sacs plastique à usage unique !

Tout savoir sur l’interdiction des sacs plastique à usage unique !

Les sacs plastiques à usage unique seront interdits au 1er juillet 2016

Le décret mettant fin aux sacs plastique jetables a été publié au journal officiel du 31 mars 2016. Les sacs plastique à usage unique seront donc interdits aux caisses à compter du 1er juillet 2016.
Voir ce dossier

Licence d’un restaurant et débit de boissons

Licence d’un restaurant et débit de boissons

Quel type de licence dois je avoir? Comment faire pour l'obtenir?

Les biodéchets

Les biodéchets

Tout producteur doit en assurer le tri en vue de leur valorisation

Impression 3D : futur de l’alimentation ?

Impression 3D : futur de l’alimentation ?

Les prouesses de l’impression 3D séduisent l'alimentaire.

Les prouesses de l’impression 3D ne cessent de séduire l’industrie et l’agroalimentaire ne fait pas exception. L'impression culinaire ou alimentaire, qui semble souvent sortie tout droit d'un film de science-fiction, fait beaucoup parler. L’étendue des possibles est hallucinante!
Voir ce dossier

Accessibilité des commerces

Accessibilité des commerces

La réglementation à respecter

La loi du 11 février 2005 proposait de rendre la société accessible à tous, dans un délai de10 ans. Un programme ambitieux mais indispensable qui vise à répondre aux besoins des personnes en fauteuil roulant, mais aussi de ceux de toutes les personnes en situation de déficience : physique, visuelle, auditive, mentale, cognitive… Au vu de l’ampleur du retard pris par les commerces et les administrations dans la mise en place de la réglementation accessibilité, le gouvernement a proposé de décal
Voir ce dossier

Sécurité sanitaire : les démarches réglementaires

Sécurité sanitaire : les démarches réglementaires

Déclaration d'activité, agrément sanitaire, désossage des bovins

Déclaration des allergènes

Déclaration des allergènes

Nouvelles exigences pour une information plus fiable du client allergique

Informer les consommateurs sur les denrées alimentaires (réglement INCO)

Informer les consommateurs sur les denrées alimentaires (réglement INCO)

Mentions obligatoires pour les denrées préemballées et non préemballées

La traçabilité alimentaire

La traçabilité alimentaire

Quelles sont vos obligations ?

Je réponds à une commande publique

Je réponds à une commande publique

Exemple en boulangerie avec un mémento rédigé par l'INBP

Le cahier des charges pour les produits de boulangerie

Le cahier des charges pour les produits de boulangerie

Outil pour garantir la conformité réglementaire des matières premières

Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS)

Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS)

Que devez-vous faire réellement?

Contrôle des balances

Contrôle des balances

Quelles sont les contraintes réglementaires?

Santé et sécurité au travail : les vérifications périodiques obligatoires

Santé et sécurité au travail : les vérifications périodiques obligatoires

Retrouvez les fréquences de vérification des différents équipements

Hausse de la TVA depuis le 1er janvier 2014

Hausse de la TVA depuis le 1er janvier 2014

Quels taux de TVA appliquer à mes produits?

Prévention des risques professionnels : le document unique

Prévention des risques professionnels : le document unique

Un outil pour réaliser votre document unique!

Obligation de formation à l’hygiène pour les restaurants commerciaux

Obligation de formation à l’hygiène pour les restaurants commerciaux

Au moins 1 personne de l'entreprise doit justifier d'une formation hygiène

Un guide pour les livraisons de repas à domicile chez les personnes âgées

Un guide pour les livraisons de repas à domicile chez les personnes âgées

Devenez un acteur majeur de ce marché !

La mention « fait maison »

La mention « fait maison »

Obligatoire pour les restaurateurs et les traiteurs !

Donner aux associations d’aide alimentaire

Donner aux associations d’aide alimentaire

Quels produits, où, les règles d'hygiène, les avantages fiscaux...

Réduction du gaspillage alimentaire

Réduction du gaspillage alimentaire

Un véritable enjeu de société

Retrait des MRS : réglementation

Retrait des MRS : réglementation

Le cahier des charges MRS n’est plus applicable pour les bovins français...

Left Menu Icon